Năm 1918, Charles M. Schwab đã là một trong những người giàu nhất thế giới.
Schwab là chủ tịch của tập đoàn Thép Bethlehem – công ty đóng tàu lớn nhất và công ty sản xuất thép lớn thứ nhì trên toàn nước Mỹ. Nhà sáng chế vĩ đại Thomas Edison cũng từng gọi Schwab là bậc thầy biến ứng. Schwab luôn biết tìm kiếm cơ hội để vượt lên trên đối thủ của mình.
Có nhiều bản chép khác nhau cho câu chuyện này, nhưng theo lời nhà sử học Scott M. Cutlip, trong năm 1918, Schwab đã có buổi đàm thoại với một nhà tư vấn nhân sự nổi tiếng tên là Ivy Lee để tìm kiếm phương pháp gia tăng hiệu suất của tập đoàn.
Bản thân Ivy Lee cũng là một doanh nhân thành công, và ông thường được nhắc đến như một người đi tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng. Ngày đó, Schwab mời Lee vào văn phòng và vào ngay vấn đề, “Hãy cho tôi biết một cách để hoàn thành được nhiều việc hơn.”
“Tôi sẽ cần gặp mỗi thành viên trong team của ông trong vòng 15 phút.”
“Tôi cần phải chi bao nhiêu tiền?”
“Không cần,” Lee trả lời. “Trừ khi phương pháp này thật sự hiệu nghiệm. Sau 3 tháng, ông có thể gửi cho tôi tờ séc với con số mà ông thấy là hợp lý.”
PHƯƠNG PHÁP MANG TÊN IVY LEE
Với 15 phút dành cho mỗi thành viên, Lee giải thích phương pháp để đạt được năng suất tối ưu:
- Sau mỗi ngày làm việc, viết ra 6 việc quan trọng nhất mà bạn cần phải thực hiện vào ngày hôm sau. Không bao giờ viết nhiều hơn 6 việc.
- Sắp xếp thứ tự 6 việc này dựa vào tầm quan trọng.
- Khi đến công ty ngày hôm sau, tập trung vào việc quan trọng nhất trước. Chỉ bắt đầu thực hiện việc thứ 2 sau khi việc thứ nhất đã hoàn thành.
- Tiếp tục như thế cho tất cả những việc còn lại trong danh sách. Vào cuối ngày, những việc chưa làm xong sẽ được đưa vào danh sách của ngày hôm sau.
- Lặp lại quá trình trên mỗi ngày.
Phương pháp này nghe rất đơn giản, nhưng Schwab và nhóm điều hành của ông ở tập đoàn Thép Bethlehem vẫn quyết định làm thử.
Sau 3 tháng, Schwab thật sự hài lòng với tiến độ của công ty, và ông đã gọi Lee đến văn phòng rồi ký môt tờ séc trị giá 25000 đô la.
25,000 đô la năm 1918 là tương đương với hơn 400,000 đô la vào năm 2023.
Phương pháp Ivy Lee nghe đơn giản một cách kỳ cục. Làm sao mà một lời cố vấn đơn giản như thế lại có thể đáng giá như vậy?
Điều gì làm phương pháp này hiệu quả đến thế?
Phương pháp tăng năng suất của Ivy Lee áp dụng nhiều lý thuyết mà tôi từng đề cập.
Có thể giải thích cụ thể như sau:
Nó đủ đơn giản để có thể áp dụng vào thực tế. Những chỉ trích thường gặp cho những phương pháp dạng này là chúng quá cơ bản. Chúng không cân nhắc tới những điều phức tạp và rắc rối của cuộc sống. Lỡ một sự cố khẩn cấp xảy ra? Tại sao không đề cập đến tận dụng khoa học công nghệ? Theo kinh nghiệm của tôi, sự hoàn thiện đến phức tạp bản thân chính là nhược điểm, vì càng phức tạp thì càng khó điểu chỉnh khi gặp sự cố. Đúng vậy, sự cố là những chuyện không lường trước được và sẽ luôn xảy ra. Hãy bỏ qua chúng nếu có thể, chỉ xử lý khi cần thiết, và sau đó lập tức quay lại với danh sách việc quan trọng cần làm. Trên cơ bản là sử dụng các quy luật đơn giản để quy nạp hướng dẫn cho những quá trình vận hành phức tạp.
Nó buộc bạn phải đưa ra những quyết định khó khăn. Tôi không tin là có điều gì thần bí về con số 6 do Lee đưa ra, vì thật ra 5 việc mỗi ngày cũng được. Nhưng, tôi tin là có một sự kì diệu khi bạn bắt buộc phải đưa ra hạn định cho bản thân. Điều có lợi nhất bạn nên làm khi đối diện với quá nhiếu ý tưởng (hoặc nhiều việc cần làm) là loại bỏ bớt những chi tiết không cần thiết. Những hạn chế này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp của Lee và quy luật 25 – 5 (tập trung vào 5 việc và bỏ qua những việc còn lại) của Warren Buffet là giống nhau. Cơ bản mà nói thì nếu bạn không tập trung vào việc gì thì mọi việc sẽ khiến bạn rối bung lên.
Nó khiến bạn dễ bắt đầu hơn. Rào cản lớn nhất trong công việc là khi bắt tay vào làm (rời bàn phím không dễ, nhưng khi bạn đã ra được khỏi cửa, chuyện bạn cần làm tiếp theo sẽ đơn giản hơn nhiều). Phương pháp của Lee buộc bạn phải quyết định từ tối hôm trước việc bạn cần làm đầu tiên cho ngày hôm sau. Đối với tôi, phương pháp này vô cùng hữu ích: làm một nhà văn, nhiều khi tôi lãng phí hàng giờ đồng hồ chỉ để tranh luận trong đầu về thứ mà mình sẽ viết; nhưng nếu tôi quyết định chủ đề từ đêm hôm trước, buổi sáng tôi chỉ việc ngủ dậy và chấp bút hành văn. Phương pháp này rất đơn giản, nhưng hữu dụng. Có bắt đầu thì mới có kết thúc, vậy nên có một khởi đầu tốt đẹp cũng rất quan trọng.
Nó khiến bạn chỉ tập trung vào một việc. Xã hội hiện đại “tôn thờ” khả năng làm nhiều việc cùng lúc. Họ tin rằng bận rộn đồng nghĩa với hiệu suất. Nhưng đây là một sự nhầm lẫn. Nhìn vào những người đứng trên đỉnh cao của các lĩnh vực – thể thao, nghệ thuật, khoa học, giáo dục, quản trị – bạn sẽ thấy họ đều có một điểm chung đó là sự tập trung. Nguyên nhân rất đơn giản. Người dành toàn bộ thời gian cho một việc đương nhiên sẽ giỏi hơn người chỉ dành một phần mười thời gian cho việc đó mà còn bị phân tâm cho những việc khác. Thành công là không thể thiếu sự tập trung và kiên trì.
Nói tóm lại, hãy bắt đầu một ngày với công việc quan trọng cần phải làm nhất. Đây là bí quyết duy nhất mà bạn cần để gia tăng hiệu suất.
CTV biên dịch và tổng hợp.